Товариство Червоного Хреста України — найбільша гуманітарна організація країни: понад 30 мільйонів людей скористалися її допомогою. З початком повномасштабної війни обʼєми роботи різко зросли: збільшилася кількість проєктів, співробітників, волонтерів, донорів, закупівель, складів і щоденних операцій.
Водночас HR, фінанси, волонтери, проєкти, автопарк, склади і бухгалтерія не мали єдиного цифрового середовища: дані жили в Excel, окремих системах, на папері й у банківських сервісах.
Щоби це змінити, Товариство Червоного Хреста України разом із ERP Ukraїne, золотим партнером Odoo, у 2022 році розпочало впровадження єдиної ERP-платформи. Історію цього кейсу розповіла бізнес-аналітикиня ERP Ukraїne Аліна Лісненко на Odoo Experience 2026.
Розбираємо, як будували систему, з якими викликами зіткнулися і що цей кейс показує про ERP у великих неприбуткових організаціях.
Впровадження Odoo в Червоному Хресті України: кейс у цифрах
- 230 організаційних одиниць у структурі Товариства.
- Близько 5 000 співробітників і 12 000 волонтерів.
- Понад 600 користувачів на старті, більш як 1 000 — сьогодні.
- 124 000 документів, перенесених для збереження історії.
- Близько 10 фахівців ERP Ukraїne в команді проєкту.
Система вже працює в головному офісі, а підключення регіональних організацій — наступний етап.
Чому неприбутковій організації знадобилася ERP-система
HR-дані зберігалися в Excel та окремих системах, частину фінансових операцій виконували вручну через клієнт-банк, проєкти й донорські бюджети вели в таблицях, а документи погоджували на папері. Волонтери, автопарк і склади теж мали окремі реєстри.
За швидкого зростання це означає дублювання даних, ручне перенесення інформації та звітність, яку доводиться збирати з багатьох джерел.
Траплялися й дрібниці з великими наслідками: той самий товар міг мати різні назви в інвентарній та бухгалтерській системах, що ускладнювало облік залишків. Потрібна була система, де операційні, фінансові та управлінські дані тісно пов'язані між собою.
Чому Odoo підходить для неприбуткових організацій
Спершу в ERP Ukraїne самі сумнівалися, чи підійде Odoo неприбутковій організації, адже в українському обліку й звітності забагато складнощів. Проте переважили чотири чинники:
- Поетапність. Систему можна розвивати поступово: починати з окремих напрямів і додавати функції, не запускаючи все одночасно.
- Мультикомпанійність (Multi-Company). Одне середовище для різних компаній і підрозділів: спершу головний офіс, потім масштабування на регіональні одиниці.
- Українська локалізація. Місцеві вимоги до бухгалтерського та кадрового обліку, адаптовані під законодавство й специфіку Товариства.
- Технологія. Odoo побудована на Python, тож організація може залучати власних розробників. За оцінкою команди, це також вплинуло на економіку рішення порівняно з великими корпоративними платформами.
Як відбувалося впровадження Odoo
Проведення аналізу процесів і планування впровадження
Проєкт почався з аналізу процесів, очікуваного ефекту та розривів між поточною моделлю роботи й можливостями стандартної системи. Далі Odoo розгортали поетапно: де вистачало стандартних інструментів — використовували їх, де ні — додавали налаштування та розробку.
HR і Payroll: зарплата для більш ніж 800 співробітників
Дані співробітників перенесли з попередніх систем, а зарплатний облік перевели в Odoo з урахуванням українських особливостей нарахувань, відпусток, лікарняних та авансових звітів. Групові нарахування для +800 людей тепер проводять протягом одного дня.
Проєкти, контракти та донорські бюджети
Проєкти, договори й фінансові операції об'єднали в єдиний ланцюжок, а донорські бюджети відображаються через аналітичний облік. Це спрощує контроль витрат і звітність перед донорами. Команда максимально використала стандартні можливості Odoo, допрацювавши лише специфіку Товариства.
Волонтери: від реєстру до порталу
Спершу налаштували реєстрацію волонтерів, а згодом створили Волонтерський Портал на базі модуля Вебсайту Odoo. Пізніше його розширили до корпоративного порталу з функціями Подій та Електронного навчання.
Автопарк, закупівлі та склади
У системі зберігаються дані про транспорт, маршрути, паливо та відповідальних співробітників, а також налаштовані додаткові друковані форми під потреби Товариства. Згодом підключили закупівлі та складський облік, що зв'язало рух товарів із фінансами.
Фінанси: менше ручної роботи з банками
ERP Ukraїne інтегрувала Odoo з кількома українськими банками через API: виписки надходять автоматично, а платежі формуються без ручного перенесення даних між ERP та клієнт-банком.
Електронний документообіг замість паперу
Заявки та внутрішні документи, які раніше треба було фізично підписувати, тепер проходять електронні погодження (наприклад, запити на витрати).
Міграція даних в Odoo: 124 000 документів
На певну дату Товариству потрібно було повністю перейти на роботу в Odoo, тож залишки обліку важливо було перенести максимально корректно.
Категорія | Кількість |
Транспортні засоби | близько 1 000 |
Співробітники | близько 5 000 |
Товари | близько 11 000 |
Волонтери | близько 12 000 |
Основні засоби | близько 12 000 |
Бенефіціари | близько 21 000 |
Контакти | близько 41 000 |
Загальна кількість документів | близько 124 000 |
Обсяг записів не завжди означав складність: контакти й товари переносяться стандартним імпортом. Найважчими виявилися основні засоби з первісною вартістю, амортизацією, проведеннями та залишками. Тому до стандартного імпорту з Excel довелося додати власний скрипт.
Міграція бази даних через три роки
Приблизно через три роки після старту знадобилася міграція самої бази даних: за цей час накопичилися великі обсяги інформації, кастомні рішення й нові процеси. Вона тривала кілька місяців, і це варто заздалегідь закладати в план розвитку подібних ERP-проєктів.
Навчання користувачів ERP: від 600 до понад 1 000 співробітників
На старті в Odoo працювало понад 600 людей, а сьогодні — понад 1 000. Перехід на нову систему завжди змінює звички: показати, де потрібна кнопка, недостатньо — необхідно змінити сам підхід до роботи з даними й документами. Тому Товариство створило внутрішню систему навчання та базу знань із документацією щодо роботи в Odoo.
Внутрішня підтримка та helpdesk
Після запуску користувачі звертаються не до ERP Ukraїne, а до внутрішньої служби підтримки Червоного Хреста, яка опрацьовує десятки запитів щодня. Для цього використовується модуль Проєкти самої Odoo. Це ознака того, що ERP стала частиною щоденної роботи, а не просто окремим ІТ-проєктом.
Результати впровадження ERP: єдине джерело актуальних даних
Дані про персонал, фінанси, проєкти, закупівлі, склади, транспорт і волонтерів тепер зберігаються в одній системі, пов'язані між собою та доступні в реальному часі. Співробітникам більше не потрібно запитувати інформацію в інших відділах чи збирати її вручну, а керівник може самостійно відкрити потрібний фінансовий звіт, не звертаючись до бухгалтерії.
Що далі: бенефіціари, МСФЗ, тендери та інтеграція з Power BI
- Звернення бенефіціарів: люди, які потребують допомоги, зможуть подавати заявки безпосередньо, а Червоний Хрест — реєструвати їх, контролювати надання допомоги та інтегрувати дані з державними системами.
- Регіони, бюджети й інтеграції: підключення регіональних підрозділів, розвиток Master Budget, інтеграції з тендерними платформами, державними системами та Power BI.
- Міжнародні стандарти: за планом, з 1 січня 2027 року відбудеться перехід на міжнародні стандарти фінансової звітності (МСФЗ). Оскільки Odoo вже підтримує необхідні для цього підходи, команда не очікує повної перебудови системи.
Поради з впровадження ERP у великій неприбутковій організації
Починати з аналізу, а не з вибору модулів
Варто заздалегідь визначити, які процеси працюють погано, де дублюються дані та скільки часу забирають ручні операції. Це дає змогу чітко оцінити очікуваний ефект від ERP.
Не запускати все одночасно
Спершу слід протестувати модель на окремій частині організації, виправити виявлені проблеми й лише тоді масштабувати на всю структуру.
Заздалегідь планувати міграцію
У Товаристві Червоного Хреста України міграція бази з кастомізаціями зайняла кілька місяців. Найскладнішими бувають не великі масиви даних, а складні взаємопов'язані процеси на кшталт обліку основних засобів.
Враховувати людський фактор
Користувачів уже понад тисяча. Якісне навчання, зрозуміла документація та внутрішня підтримка мають бути частиною проєкту з самого першого дня.
Плануєте впровадження Odoo у своїй організації?
Досвід Червоного Хреста показує, що ERP для неприбуткових організацій охоплює значно більше, ніж просто бухгалтерський облік: за правильної архітектури одна система об'єднує дані з усіх напрямів і масштабується разом з організацією. Команда ERP Ukraїne рекомендує Odoo і для неприбуткових організацій.